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Oficinas inteligentes: cómo las nuevas tecnologías están transformando las empresas

Oficinas inteligentes: cómo las nuevas tecnologías están transformando las empresas

En las últimas décadas, las nuevas tecnologías han cambiado la forma de trabajar en las empresas y han supuesto múltiples ventajas tanto para las propias compañías como para los empleados. Su implantación también ha permitido la introducción de nuevas tendencias laborales como el teletrabajo, que es ya una realidad in crescendo debido a beneficios como el aumento de la satisfacción de la plantilla, el incremento de su productividad y el ahorro de costes. Según Cisco, el 64% de las empresas consideran el hecho de proporcionar una mayor movilidad a sus empleados como una de sus máximas prioridades. Sin duda, a medida que la fuerza de trabajo sea más global y más móvil, la tecnología se convertirá cada vez más en un factor clave para el éxito de las compañías.

El impacto de la nuevas tecnologías en los espacios de trabajo

La integración de las nuevas tecnologías está favoreciendo una profunda transformación de las empresas que apunta en la dirección de cinco tendencias clave que se intensificarán durante los próximos años: el lugar de trabajo como una ventaja competitiva, favorecer la satisfacción de los empleados en el trabajo, el incremento de la movilidad y el trabajo remoto, la mayor integración entre vida laboral y personal, y la intensificación de la cultura de compartir. Y en todo ello, la introducción de la inteligencia artificial, las herramientas digitales o los sistemas de comunicación en la nube, están jugando un papel determinante.

La inteligencia artificial en el lugar de trabajo

La introducción de la inteligencia artificial en las empresas libera a los empleados de esas tediosas y rutinarias tareas que hasta ahora se veían obligados a realizar días tras día, desde recuperar documentos o redactar y enviar correos electrónicos, hasta programar reuniones averiguando cuál es el mejor momento y lugar en base al análisis de datos contenidos en los correos electrónicos intercambiados. Pero la inteligencia artificial también es capaz de elaborar informes basados en datos e incluso diagnosticar una enfermedad y recomendar el tratamiento adecuado. Así, la llamada “inteligencia artificial vertical” permite automatizar tareas y liberar tiempo de los empleados que puede ser dedicado a acciones mucho más creativas y productivas.

Inteligencia Artificial

 

 

 

 

 

La revolución de las herramientas digitales

La adopción de herramientas Software as a Service del tipo Dropbox, iCloud, Microsoft 365, Gmail o Google Drive, entre otros, permite el acceso de los empleados a la información desde cualquier lugar, en cualquier momento y a través de cualquier dispositivo. La facilidad para el intercambio de información y conocimiento es otra de las ventajas más visibles. Pero la nube aporta otros interesantes beneficios a las empresas, entre ellos:

  • Evita posibles pérdidas de información en tanto que ésta se encuentra almacenada en la nube y no en un dispositivo concreto que se pueda extraviar o averiar.
  • La disponibilidad de la información es automática e instantánea.
  • Facilita la movilidad y el trabajo remoto.
  • Permite determinar qué persona tiene acceso y a qué tipo de información tiene acceso.

Junto a la nube, las herramientas de trabajo colaborativo permiten sumar las inteligencias individuales de los integrantes de un equipo y trabajar de manera conjunta y simultánea sobre un mismo proyecto, una vez más, sin importar la distancia geográfica que medie entre los diferentes colaboradores. Nos referimos a herramientas de escritura como Co-ment, Amara o Titanpad; a herramientas de toma de decisiones como Appgree, Agora Voting, Democracia en red, Your priorities o Doodle; de debate como Incoma o Loomio; de recopilación y selección de contenidos como Reddit, Stackexchange o Menéame; de mapeo como Ushahidi u Open Street Map; de analítica de datos e investigación como Zooniverse, Boinc, o Project Gutemberg; de obtención de recursos; de acción digital; y un largo etcétera.

Virtual Meeting Room

La teleconferencia y las salas de reunión virtuales constituyen otras herramientas digitales en auge dentro del ámbito de las empresas impulsadas por mejores técnicas de compresión que reducen la necesidad de ancho de banda, la mayor calidad de la imagen y el sonido, o la reducción de los costes de conexión facilitando, una vez más, la comunicación entre personas que no se encuentran en un mismo punto geográfico, y reduciendo también los costes y tiempos de desplazamiento, entre otros beneficios.

Por otro lado, las herramientas de mensajería y comunicación always on como Skype, WhasApp o Telegram, están rompiendo las barreras de lo que hasta ahora se entendía que era una aplicación de mensajería, potenciando la seguridad y privacidad de las conversaciones, así como los grupos y mega-grupos, las llamadas de voz y de vídeo gratuitas o el intercambio de todo tipo de archivos como imágenes, vídeos, documentos pdf, Word, etcétera, por no hablar de los bots en Telegram y los beneficios que éstos pueden aportar a la atención al cliente de las empresas.

Las centralitas virtuales always connected permiten aumentar sin límite las extensiones fijas y móviles y ofrecen llamadas hasta un 80% más económicas (gratuitas entre extensiones); no requieren de grandes inversiones iniciales, ni de gastos de activación ni penalizaciones; su gestión es sencilla e intuitiva, y además se integran con un amplio abanico de funcionalidades avanzadas de telefonía inteligente como operadora virtual, reconocimiento de voz y text-to-speech, buzón de voz virtual, enrutamiento inteligente, interacción con las bases de datos y mucho más.

Teletrabajo, una tendencia al alza en las nuevas empresas digitales

Otra de las consecuencias de la integración de las nuevas tecnologías en las empresas es el teletrabajo. Cada vez es más habitual que los empleados puedan desarrollar sus tareas de forma remota sin estar presentes en lo que tradicionalmente se entiende como workplace.

Empresas y empleados participan de los beneficios del teletrabajo. Un reciente estudio elaborado por Cisco revela que las empresas podrían aumentar su productividad hasta en un 23%, reducir los costes de su presencia física hasta en un 18% y recortar las tasas de absentismo laboral hasta en un 63%.

El teletrabajo hace más felices a los empleados, lo que se traduce en un incremento de la productividad y de su compromiso con la empresa; al mismo tiempo, la empresa logra una mayor eficiencia en la gestión de sus recursos, reduce los costes y minimiza la “fuga” de empleados.

Pero a pesar de estos y otros beneficios y de las facilidades aportadas por herramientas digitales como las antes señaladas, aún existen muchas organizaciones que no promueven el teletrabajo. De hecho, sólo el 22% de las empresas españolas cuenta con programas reales de teletrabajo.

Claves para introducir el teletrabajo en una empresa

Precisamente para una eficaz introducción del teletrabajo en la empresa es preciso desarrollar una buena planificación, que su implantación se efectúe de forma gradual y que se establezca un adecuado seguimiento y evaluación de los resultados.

Algunas de las premisas clave a considerar antes de implementar una política de teletrabajo en la empresa son:

  • El teletrabajo no es válido para todas las empresas, incluso a veces sólo es viable para ciertas áreas de una empresa. En estos casos, es necesario idear sistemas de compensación con el fin de evitar agravios comparativos entre áreas.
  • Debe planificarse a medio plazo, trazando una hoja de ruta que concrete cómo se va a introducir y a qué empleados afectará. En cualquier caso, la implantación debe ser progresiva, comenzando con un programa piloto en el que participen los empleados en los que se tiene más confianza y que puedan aportar un enriquecedor feedback antes de extender el modelo a toda la empresa.
  • El teletrabajo debe organizarse de manera que responda a las necesidades de cada empresa, prefiriendo siempre implantar unos días de teletrabajo semanales a dividir una jornada.
  • Se debe conceder libertad al teletrabajador para organizar su propia jornada, pero estableciendo unos objetivos que permitan valorar su rendimiento y asegurar que no se pierde el tiempo.
  • Por último, es necesario fijar una evaluación periódica de los resultados que se están obteniendo con el fin de aplicar los ajustes que sean oportunos.

Nuevas tendencias de teletrabajo 

Teletrabajo

La proliferación del teletrabajo está haciendo florecer todo un abanico de nuevas tendencias vinculadas a estilos de vida más libres, naturales y casi vacacionales. Trabajar no está reñido con disfrutar de playas paradisíacas, con la armonía y aire puro de la naturaleza o con el ambiente casi místico de un monasterio restaurado. Al abrigo de los llamados “nómadas digitales”, personas que tienen como objetivo principal el viajar a la vez que trabajan, han surgido nuevas tendencias en aumento definidas por conceptos como:

  • La localización independiente o habilidad de poder vivir donde uno desea.
  • Los knowmads, neologismo que trata de definir a los nómadas del conocimiento capaces de trabajar en cualquier momento y lugar.
  • El lifestyle design o diseño de tu propio modelo de vida.

Todo ello es posible con una única condición: que haya un buen acceso a la red.

Stuart Jones, fundador de Coworkation, tiene claro el empuje de estas nuevas tendencias en teletrabajo:

Los resultados mejoran cuando sales de tu rutina y te sitúas en un lugar que te inspira. Eso de quedarte sentado en una silla durante cuatro horas en una oficina no funciona si lo que buscas es tomar decisiones y encontrar inspiración“.

El teletrabajo como filosofía Millenial

Así, las facilidades, ventajas y beneficios que aporta el teletrabajo, encajan a la perfección con la filosofía de los Millennials de “trabajar para vivir, no vivir para trabajar”.

Un reciente estudio elaborado por ManPowerGroup en el que han participado más de 19.000 jóvenes de 25 países nacidos entre la década de los ochenta y principios de los años dos mil, pone de manifiesto que más del 85% de ellos considera más importante en un trabajo la flexibilidad que le permita tiempo de ocio, al salario.

Además, están mucho más interesados en las opciones internacionales que ofrecen las empresas, ya que esto reduce las ataduras y les permite conocer nuevas culturas, algo muy acorde con esas emergentes nuevas tendencias de teletrabajo que antes citábamos.

En conclusión, es evidente que la adopción de las nuevas tecnologías en el ámbito empresarial no sólo está transformando a las organizaciones en sí mismas, sino también los modelos de vida de las personas.

 

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